Organiza las tareas de la semana con Trello

Trello

Trello es un gestor de tareas, cuya mayor virtud sea probablemente su sencillez de uso inicial, pero al mismo tiempo permite un grado de personalización y especialización muy interesante.

Tiene versión “premium” para empresas, pero la versión gratuita es la más extendida y contiene la mayor parte de sus funcionalidades. Su uso para trabajo colaborativo es clave.

Se trata de un sistema de organización de tareas por niveles y cuya visualización suele ser mediante “columnas”. Como mínimo encontramos los siguientes cuatro niveles de clasificación.

  1. Organizations (organizaciones): permite agrupar tableros. Podemos asociarlo desde grupos de trabajo hasta ámbitos de la empresa.
  2. Boards (tableros): un rango menor. Dentro de los tableros, ya están las listas (columnas) con sus tareas (tarjetas).
  3. Lists (listas): para agrupar y ategorizar tareas dentro de un tablero.
  4. Cards (tarjetas): son las teareas desglosadas, de forma individual

En el ejemplo que reflejan las capturas de este artículo (el que escribí originalmente para Finikito.com), podemos establecer que las organizaciones (subrayadas en rojo) son ámbitos de la empresa como pueden ser el marketing, el trabajo interno o la facturación. Los tableros (subrayados en amarillo) son ámbitos un poco más concretos. Por ejemplo, dentro del trabajo interno, las reuniones. Dentro de esos tableros están las listas (subrayadas en blanco) que son las columnas, que en este ejemplo correspondería al día de la semana, pero podría ser al estado de la reunión (celebrada, por celebrar, por planificar, etc). Es una forma de organizar visualmente las tareas. Y, por último, estarían las tarjetas (subyradas en azul), que se correspondería con las tareas concretas, como la reunión con Paula.

¿Qué acciones podemos aplicar sobre cada tarjeta (tarea)?

Dentro de cada tarea podemos establacer las siguientes acciones:

  • Escribir un comentario
  • Ver el historial de la tarea (los cambios que se han hecho)
  • Asignar a un miembro (es decir, encagarle una tarea que nosotros hemos creado a un miembro del equipo)
  • Añadir una checklist o lista con comprobación (para desgranar una tarea en tareas más pequeñas)
  • Poner un fecha límite a la tarea
  • Adjuntar un fichero (que puede incluso hacerse desde nuestra cuenta de Dropbox o Google Drive)
  • Mover (a otro tablero, o a otra lista, o incluso de posición dentro de una misma lista)
  • Suscribirse (para poder estar al tanto de esa tarea, aunque yo no sea quién la tiene asignada)
  • Archivarla (eliminarla)